Transcriptie podcast: collega aanspreken op gedrag of je collega kritiek geven: waarom dat zo lastig is en hoe je het je wel lukt.

Hanneke: Je luistert naar de podcast Op Eigen Kracht Meer Werkgeluk. Ik ben Hanneke Zumker en ik ben coach en mediator. In deze podcast hoor je ervaringsverhalen en krijg je advies over hoe je jouw werkfrustraties kunt omzetten in werkplezier.

Hanneke: Ja, welkom.

Ilithya: Welkom.

Hanneke: Vandaag gaan we het hebben over een onderwerp waar iedereen wel iets mee heeft: waarom durf je een ander niet aan te spreken?

Waarom is dat nou zo ongelooflijk lastig voor heel veel mensen? Dat is in ieder geval wat ik terugzie in mijn coachpraktijk.

Ilithya: Ja, ik zie het ook.

Hanneke: Jij kent het wel?

Ilithya: Zeker.

Hanneke: Het heeft te maken met hoe wij als mens zijn. Wij vinden het ongelooflijk naar om slecht nieuws te brengen. Ons empathisch vermogen zit ingebouwd in ons systeem. Als je slecht nieuws moet brengen, vinden we dat lastig. We willen die ander niet confronteren met iets vervelends.

Ilithya: En vaak mondt het dan uit in een nog veel vervelendere situatie.

Hanneke: Ja, precies. Als iemand niet goed kan omgaan met kritiek of feedback, wordt zo’n gesprek vaak vervelend. En als jij het zelf niet goed brengt, wordt het nog vervelender. Daar zijn we bang voor. Want stel je voor dat het ruzie wordt. Dan gaan we het gesprek liever helemaal niet aan.

Ilithya: Of je zegt het tegen iemand anders, omdat je het toch kwijt moet.

Hanneke: Ja, dat helpt echt enorm. Je hart luchten bij degene die er niets mee kan. Heel helpend. Maar niet dus. Want die persoon over wie het gaat, heeft er helemaal niets aan.

Ilithya: Dus wat is het precies? We willen allemaal goede mensen zijn. We willen niemand kwetsen. En dan zien we iets of vinden we iets, en toch denken we: laat maar zitten, ik zeg het niet.

Hanneke: Ja. We vinden het eng. En zoals we eerder ook al hebben besproken: wij zijn kuddedieren. We willen heel graag bij de groep horen.

Op het moment dat ik tegen jou vertel dat Pietje iets doet wat niet oké is, ontstaat er misschien wel een bondje tussen ons. Dat kan fijn voelen, maar ondertussen ondermijnen we onze collega. Die weet namelijk van niets.

Kritiek kan afwijzing of uitsluiting met zich meebrengen. En vroeger, in de oertijd, overleefde je niet buiten de groep. Dat instinct zit nog steeds in ons. We willen erbij horen. We willen geaccepteerd worden. Afwijzing vinden we vreselijk.

Daarnaast willen we pijn vermijden. Ons brein is erop gericht om risico’s uit de weg te gaan. We ervaren pijn en verlies vaak sterker dan vreugde of winst.

Dat verklaart waarom we risico’s willen vermijden.

En dan zijn we er nog niet. We onderschatten onszelf ook nog eens. We denken dat we die feedback niet goed kunnen geven. Of dat het toch verkeerd afloopt. Daarbij focussen we vaak op de korte termijn. We denken: als ik nu maar niets zeg, is er nu in ieder geval niets aan de hand.

Dan laten we het maar.

Onderzoeker Francesca Gino heeft onder andere laten zien hoe sterk mensen geneigd zijn om ongemak en risico’s in sociale situaties te vermijden. En als je luistert, herken je waarschijnlijk wel de gedachten die daarbij horen:

• “Het is niet mijn verantwoordelijkheid.”
• “Het verandert toch niet.”
• “Ik wil geen zeur zijn.”
• “Straks ben ik zelf aan de beurt.”
• “Straks wordt die persoon boos.”
• “Wat als het mijn manager is?”
• “Wat als ik straks een slecht functioneringsgesprek krijg?”
• “Wat als mijn bonus in gevaar komt?”

We zien al die risico’s. En daardoor zeggen we niets. Maar zonder grenzen gaan dingen gewoon door.

Ilithya: Het is eigenlijk de weg van de minste weerstand. Veel komt voort uit angst.

Hanneke: Ja, dat herken ik ook. Ik heb vroeger ook vaak niets gezegd. Maar wat ik bij mezelf en bij klanten zie, is dit: als jij niets zegt, verandert er ook niets. Die collega verandert niet. En als je het tegen een andere collega zegt, heb je misschien een leuk gesprek, maar geen helpend gesprek. Je praat over iemand die het niet weet. Daardoor geef je die persoon ook niet de kans om er iets aan te doen.

Je geeft jezelf ook niet de kans om met die persoon te groeien.

Ilithya: Dus het is eigenlijk oprechter om het met die persoon zelf uit te zoeken. Dan heeft het ook een kans om opgelost te worden. Je noemde net grenzen. Wat kun je daar nog meer over zeggen?

Hanneke: Mensen zijn vaak bang voor de confrontatie. Ze willen aardig gevonden worden. Maar op het moment dat jij een grens aangeeft, kan het inderdaad gebeuren dat iemand je even niet aardig vindt.

Toch is het tegendeel vaak waar.

Als jij een grens trekt en zegt: “Dit vind ik niet prettig in ons contact”, krijg je meestal juist meer respect. Kijk maar eens naar de mensen om je heen. Degene over wie je makkelijk heen kunt lopen, die overal ja op zegt: hoeveel respect heb je daar echt voor?

Ilithya: Ja, dat is waar. Misschien moeten we de waarde die we hechten aan aardig gevonden worden een beetje omkeren. Misschien is het belangrijker dat mensen je zien en respect voor je hebben.

Hanneke: Ja. En als je iemand aanspreekt, kun je ook denken: ik benoem dit gedrag niet om jou af te branden, maar omdat dit iets doet in relatie tot mij.

Misschien ben jij je er helemaal niet van bewust. Misschien doe je dit ook bij andere mensen. Dan help je niet alleen jezelf, maar mogelijk ook die ander.

Ilithya: Hoe doe je dat dan? Hoe geef je die feedback of kritiek? En hoe ga je om met de reactie van die ander? Want die reageert misschien niet altijd prettig.

Hanneke: Het begint natuurlijk met hoe je die feedback geeft. Ik ben voorstander van radicaal openhartige feedback. Dat betekent dat je zegt wat je denkt, zonder allerlei omwegen, maar wel met goede intenties. Je zegt het niet om iemand kapot te maken. Je zegt het om jezelf, de ander of de samenwerking verder te helpen.

Die intentie moet goed zijn. En die moet de ander ook kunnen voelen. Ga dus niet zo’n gesprek in met de houding: ik zal jou eens even vertellen hoe het zit.

• Ga erin vanuit gelijkwaardigheid.
• Zet je oordeel in de kast.
• Onderzoek wat er speelt.Stel open vragen: wie, wat, hoe, waarom?
• Ga niet concluderen wie de ander is. Blijf bij jezelf.

Zeg:

“Ik merk…”
“Ik voel…”
“Ik ervaar…”
“Ik vind…”

En blijf ook een beetje vriendelijk kijken. Ga er niet streng bij zitten met je armen over elkaar. Zorg voor een open houding.

En als je iemand aanspreekt, doe dat dan niet waar collega’s bij zijn. Doe het één op één.

Bereid zo’n gesprek ook voor. Als je van tevoren weet wat je wilt zeggen, krijg je een beter gesprek.

Schrijf het eventueel uit. Oefen het met iemand.

Dat doe ik ook met klanten in mijn coachpraktijk. Ik vraag ze vaak vooraf om het gesprek uit te schrijven. Daarna bespreken we het samen.

Elke situatie is anders. Ik denk dan met ze mee vanuit allerlei invalshoeken.

Je hoeft het niet letterlijk uit je hoofd te leren. Maar doordat je het hebt voorbereid, komen de juiste woorden makkelijker naar boven.

Ilithya: Dat herken ik. Als ik zulke gesprekken moest voeren, bereidde ik me helemaal voor. Dan wist ik: dit ga ik zeggen, dit zijn mijn punten, dit zijn mijn grenzen. Maar als de ander dan één ondermijnende opmerking maakte, was ik meteen van mijn stuk. Dan schoot ik terug in een oude angst of een oud gevoel en was ik de weg kwijt. Dus ik kan me voorstellen dat het helpt om zo’n gesprek echt te oefenen. Ook met verschillende mogelijke reacties.

Hanneke: Ja, precies. Als je iemand kent, kun je vaak ook wel inschatten wat die persoon zou kunnen zeggen. Je kunt vooraf scenario’s bedenken. Dan ben je beter voorbereid.

Je bent natuurlijk nooit op alles voorbereid. Maar mijn ervaring is dat je veel minder snel in oud gedrag terugschiet als je het gesprek hebt voorbereid. En als jij het spannend vindt om iemand aan te spreken, zeg dat dan gewoon.

Zeg bijvoorbeeld: “Ik vind dit gesprek best spannend, omdat ik onze relatie niet wil beschadigen. Maar er zijn toch een paar dingen die ik graag met je wil bespreken.”

Als je dat zegt, moet iemand wel een enorme hork zijn om daar zomaar overheen te walsen. Je collega weet dan al: jij zit daar met goede intenties. Laat dat voelen in wat je zegt. Blijf bij die intentie.

Ilithya: Mooi. Je toont dan een stukje kwetsbaarheid én je maakt je positieve intentie duidelijk. Daarmee zet je eigenlijk al de toon voor het gesprek.

Hanneke: Ja, en vaak brengt zo’n gesprek voor de ander ook veel. Mijn ervaring is dat de samenwerking daarna verdiept. Mensen kunnen vaak weer echt met elkaar door één deur. Ik krijg nu meteen allerlei voorbeelden in mijn hoofd.

Ik heb ooit twee mensen begeleid die ruzie hadden. Ik dacht vooraf: die zijn waarschijnlijk snel weg. Het was op een vrijdag, dus ik dacht: dan hebben we daarna misschien nog een vrije middag. Maar het gesprek ging zo goed dat ze bleven plakken. Ik moest ze uiteindelijk bijna de deur uit werken omdat mijn volgende afspraak kwam.

Ilithya: Fantastisch.

Hanneke: Ja. Het was rond kerst. Ik had voor allebei een cadeautje gekocht. Ik begeleidde het gesprek bij mij aan de keukentafel, omdat dat een prettig gevoel geeft. Ik had taart gehaald bij Koekela. Er stond thee klaar. De kerstboom stond er. Ik had echt gezorgd voor een warme sfeer. Ik had ook met allebei vooraf gesproken. Ze waren dus al een beetje voorbereid. In dat gesprek kwamen ze erachter dat hun intenties eigenlijk allebei goed waren.

Dat gesprek hebben ze samen gevoerd, met mijn begeleiding. Maar ik help natuurlijk ook vaak mensen om zo’n gesprek zelf te oefenen. In dit geval was het al te ver geëscaleerd.

Ilithya: Mooi dat jij dan die neutrale factor was. Iemand die allebei kon helpen om er anders naar te kijken.

Hanneke: Ja. En misschien is dat ook nog een goede tip: voer zo’n gesprek niet in een kil vergaderkamertje. Zoek een fijne plek. Een plek met een plant. Een plek waar het een beetje warm voelt. Ga desnoods naar een leuk koffietentje. De omgeving helpt ook.

Ilithya: Kijk of je zelf met de juiste intentie binnenkomt en of je de goede intentie van de ander kunt bereiken.

Hanneke: Precies. De meeste mensen komen niet naar hun werk om het te verpesten. Ze komen gewoon om hun werk te doen. En vaak zijn ze zich helemaal niet bewust van wat hun gedrag met jou doet.

Ilithya: Mooi. Ik ben blij dat je dit verhaal nog even hebt gedeeld.

Hanneke: Ik twijfelde even of ik het nog zou vertellen, maar het zat zo in mijn hoofd dat ik het moest delen.

Ilithya: Toch even radicaal openhartig dan. Leuk. Dan sluiten we hem hier af.

Hanneke: Tot de volgende.

Ilithya: Tot de volgende aflevering.